1、系统主页
前置条件：浏览器推荐使用谷歌内核浏览器、IE11版本以上浏览器
访问地址：http://10.10.60.50/login（需在校园网内访问）
打开系统登录界面后，展示如下：
1.1系统登录
输入用户名、密码，点击【登录】按钮，进入系统首页。如下图。
1.2账户信息
点击首页右上方的【用户姓名】-【个人信息】，可进行用户信息修改。如下图：
可通过验证原密码的方式来修改新密码，输入的新密码校验通过后，输入二次确认密码，保存后修改为当前新输入的密码。如下图所示：
1.3系统退出
点击首页右上方的【用户姓名】-【安全退出】，系统将注销当前用户并返回登录页面；或直接关闭网页浏览器系统也将注销当前用户。
2、归档管理
2.1传统档案库
档案库是档案管理利用的最终库，是由审核库归档过来的档案数据。此管理库除了保存最终的档案案卷外，还提供对外的查询、利用等功能。点击左边主菜单上的【传统档案库】，可看到对应的库节点（库节点可查看库节点下所有档案数据），点击下方的标签节点，即可查看标签内的档案条目。见下图：
2.1.1.查询
点击档案库上方菜单上的【查询】按钮，可以选择相关字段（如正题名、责任者等字段）或多字段筛选查询结果，并可以增加查询条件。如下图所示：
例如：筛选出【归档单位】为【继续教育学院】（或包含【继续教育学院】）的档案条目数据，点击第一组中的选择项下拉选中【归档单位】，条件关系选择【包含】或【=】（【包含】即数据中包含此输入项，【=】即数据等于此输入项），右侧输入项填写【继续教育学院】，完成后点击右侧的【搜索】按钮进行查看。若有多个条件，可在第二行选择【并且】或者【或者】，【并且】表示多个条件同时满足可查询到，【或者】表示两个条件满足一个即可查询到。若需要重新编写，可点击右侧【重置】按钮清空搜索条件。
若无需搜索，可重置后再次点击【查询】按钮。收回多功能搜索框。
图中框出右上角的按钮依次为【快速检索】、【刷新】、【重置】，点击【快速检索】，输入搜索关键词后，按下键盘的Enter键，可进行快速检索。点击【刷新】按钮可刷新此页面，点击【重置】按钮可清除搜索条件，并刷新数据页面。
附加：左侧选择框为选择档案字段，中间选择框为查询字段与查询内容的关系，右侧字段是搜索关键词；
其中【包含】指的是右侧输入的关键词包含在档案条目的字段值里；例如左侧选择【档号】，中间选择【包含】，右侧输入【2022】，即搜索档号中包含2022的档案条目；
同理，【不包含】指的是右侧输入的内容不包含在档案条目的字段值里；
【为空】指的是查询左侧选择的档案字段内容为空的档案条目，例如左侧选择【备注】，中间选择【为空】，即查询备注不为空的数据（选择为空时，右侧无需再输入搜索关键词）；
同理，【非空】指的是查询左侧选择的档案字段内容不为空的档案条目（选择非空时，右侧无需再输入查询内容值）；
【=】指的是精准查询，右侧输入的内容等于档案条目的字段值；例如左侧选择【年度】，中间选择【=】，右侧输入【2022】，即搜索年度等于2022的档案条目；
同理，【!=】指的是精准查询，右侧输入的内容不等于档案条目的字段值；
【<】、【<=】、【>】、【>=】指的是区间查询，例如左侧选择【年度】，中间选择【<】，右侧输入【2022】，即搜索年度小于2022的档案条目，其他同理。
2.1.2.添加条目
2.1.2.1.新增档案条目
此功能用于在预归档中新增档案条目，到对应的档案节点或标签的预归档下，点击【新增】按钮即可弹出新增条目界面，完善其相关信息后（带*号的字段为必填项，不能为空）点击【保存(ctrl+s)】按钮即可实现添加案卷操作。对于所选择插入点的案卷以下档号对应规则上均“+1”（没有编写档号规则的除外）。
【新增(ctrl+d)】按钮功能即保存当前档案条目数据后，将前一条的内容复制回传至下一条中，修改部分数据可直接进行保存；
【保存并添加文件】按钮功能即在当前档案条目数据后，跳转至本条案卷条目的卷内，并打开新增卷内条目页面；
【保存并编辑文件】按钮功能即在保存当前档案条目数据后，跳转至本条档案的卷内，并打开编辑第一条卷内条目的编辑页面，如果没有卷内条目则功能同【保存并添加文件】一致；
点击下图中按钮可查看案卷对应的卷内，悬浮于上可查看对应案卷的卷内数量。
【卷内目录】页签下即案卷内所有的卷内条目，查询功能请参考2.1.1项。
2.1.2.2.新增卷内条目
当需要在案卷条目中新增卷内条目，点击对应的案卷条目所在行的操作栏中的【查看卷内】按钮，进入案卷对应的卷内目录。
点击【新增】按钮，打开新增卷内条目表单，填写卷内条目数据后点击【保存(ctrl+s)】按钮即可新增卷内目录。
【保存文件并新增下一条(ctrl+d)】按钮功能即保存此条卷内后打开新增卷内目录表单。
2.1.3.编辑条目
2.1.3.1.编辑案卷条目
此功能用于在修改指定的案卷条目，勾选要修改的案卷条目，点击【编辑】按钮即可弹出编辑界面，完善其相关信息后点击保存即实现案卷修改操作。也可直接点击操作栏下的编辑图标，进入编辑案卷目录表单。
2.1.3.2.编辑卷内条目
此功能用于修改指定的卷内条目，（在对应案卷的卷内目录下或卷内目录下）勾选要修改的卷内条目，点击【编辑】按钮即可弹出编辑界面，完善其相关信息后点击保存即实现卷内条目修改操作。也可直接点击操作栏下的编辑图标，进入编辑卷内目录表单。
也可直接在【卷内目录】页签下进行编辑，修改入口同上；
2.1.4.删除条目
2.1.4.1.删除案卷条目（逻辑删除，可恢复）
此功能用于逻辑删除指定的档案卷条目，勾选需要删除的案卷，点击【删除】按钮，弹出删除对话框，点击【确定】按钮，即实现案卷删除操作（若误删数据，可在回收站里进行恢复，回收站功能在2.1.10进行介绍）。
2.1.4.2.删除卷内条目（逻辑删除，可恢复）
此功能用于删除指定的卷内条目，（在对应案卷的卷内目录下或卷内目录页签下）勾选要删除的卷内，点击【删除】按钮，弹出删除对话框，点击【确定】按钮，即实现删除卷内操作。（若误删数据，可在回收站里进行恢复，回收站功能在2.1.10进行介绍）。
2.1.5.导入
导入分为导入条目（一文一件）、导入条目（立卷）和导入批次查询。在预归档案卷目录的功能菜单中点击【导入】按钮，可以导入外部整理好的案卷数据(或案卷数据+卷内数据)，卷内目录页签下的功能菜单中点击【导入】→【导入条目（一文一件）】按钮，可以导入外部整理好的卷内数据，见下图：
2.1.5.1.导入案卷
点击【导入】按钮，选择【导入条目（一文一件）】，先下载模板，将数据整理至模板中，导入案卷为单个sheet。
再将整理好的文件上传
点击【上传文件】按钮，进入【校验字段】页面，其中包括字段名（系统中字段名），Excel标题名（Excel中表头），导入类型（导入类型分为常规(默认)和原始值，若常规值在系统中有对应的词典数据，将转换后存入数据库中，若选择原始值，将把字段对应的值直接存入数据库中）将Excel中与系统中的字段进行匹配，确认后点击【执行导入】按钮进行导入。
当进度条为绿色时，表示导入已成功，可点击【关闭】按钮可查看导入成功的案卷数据，若导入数据在系统中已存在（如档号），会提示数据重复。如下图：
2.1.5.2.导入案卷+卷内
点击【导入】按钮，选择【导入条目（立卷）】，先下载模板，将数据整理至模板中，导入案卷+卷内为两个sheet，第一个sheet为案卷信息，第二个sheet为卷内信息（第二个sheet中对应的唯一字段信息项需要在第一个中有值对应（例如档号））。
再将整理好的文件上传，点击【上传文件】按钮，进入【校验字段】页面，其中包括案卷目录和卷内目录，需要分别对应两个页签下的：字段名（系统中字段名），Excel标题名（Excel中表头），导入类型（导入类型分为常规(默认)和原始值，若选择原始值，将把字段对应的值直接存入数据库中）将Excel中与系统中的字段进行匹配，确认后点击【执行导入】按钮进行导入。当进度条为绿色时，表示导入已成功，可点击【关闭】按钮查看导入成功的数据；若导入数据在系统中已存在（例如档号），会提示数据重复（效果同上）。如下图：
导入过程
导入成功示例图：
导入失败示例图：
2.1.5.3.导入批次查询
点击“导入”按钮，点击【导入批次查询】按钮，即可查看导入条目的操作情况，点击查看按钮，可查看当前批量导入的条目信息（即查看这一批次导入的数据）。如下图：
2.1.6.批处理
该功能用于对部门归档档案的批量处理，包括数据批量修改、原文批量删除、原文批量挂接及批量下载文件等。可以先批量选择对应的著录文件或案卷，点击【批处理】按钮选择对应的操作即可。见下图：
2.1.6.1.原文批量挂接
针对已经数字化的纸质档案可以通过命名规则做原文的批量挂接。挂接分为案卷目录挂接和卷内目录挂接，分别在案卷目录页签下和在卷内目录下点击【批处理】-【原文批量挂接】。
当挂接案卷的文件时，先在预归档的案卷目录页签下勾选需要进行挂接文件的档案条目，点击【批处理】-【原文批量挂接】按钮，弹出批量挂接规则表单，选择其匹配字段、挂接方式匹配方式和数据预处理方式（建议文件名称与档号或者题名一致），点击【开始挂接】即可实现自动批量挂接。
其中文件名对应匹配规则字段为档案的相关数据，例如案卷目录文件名称与数据中的档号一致，则在匹配字段中选择对应的字段【档号】；
当挂接卷内目录的文件时，先在预归档的卷内目录页签下按照条件筛选，勾选需要进行挂接的卷内条目，点击【批处理】-【原文批量挂接】，弹出批量挂接表单，选择其匹配字段、挂接方式匹配方式和数据预处理方式，点击【开始挂接】即可实现自动批量挂接。
若文件名包含有多个字段，可按照规则选择中间的连接符，例如卷内文件名称为“档号-类号-流水号”，则在匹配字段中依次选择对应的字段【档号】、【类号】、【文件序号（无意义）】（可多选），右侧选择中间连接符【-】。
选择挂接方式为【上传挂接】时，需要将文件上传至左侧框中，成功后显示在右侧的【待上传文件列表】中（若开启文件夹上传，则在上传文件框中选定文件夹，确认后，文件夹内待上传文件在右侧列表中显示）。
当数据预处理选择【追加挂接】时，直接在匹配的条目原有的文件基础上进行原文挂接；当选择【清除旧挂接原文后挂接】时，则会删除条目中所有挂接的原文，再将新文件挂接至条目中；当选择【清除旧原文后挂接】时，会删除对应条目中所有原文，再将文件挂接至条目中。选择好上述挂接规则后（匹配规则字段，挂接方式，匹配方式，数据预处理），点击【开始挂接】进行挂接。
2.1.6.2.原文批量删除
针对原文批量挂接错误的，可以选择挂接出错的案卷或卷内数据，点击【批处理】-【原文批量删除】即可把挂接错误的原文批量删除，从而方便重新挂接（谨慎操作）。
2.1.6.3.数据批量修改
若需要批量修改一批数据，则勾选这批数据后点击【批处理】-【数据批量修改】，弹出批量修改表单，选择修改字段和修改后的值后，点击【保存】按钮进行批量修改，点击【取消】按钮取消修改。
电子档案管理系统使用手册（兼职档案员）.docx 电子档案管理系统使用手册（兼职档案员）.docx选择的字段为输入框时，修改方式可选：修改原值、替换文本、前缀追加、后缀追加、递增数值、递减数值（常用的修改方式为修改原值、替换文本）。
修改原值：输入内容替换原先字段中的内容；
替换文本：输入的新值替换原先字段中的旧值。下方示例是将正题名中的“案卷”替换为“文件”
2.1.6.4.批量下载文件
如需要下载数据中的电子文件，则勾选需要下载电子文件的数据，点击【批处理】-【批量下载文件】，选择需要下载的字段（一般为档号），选择文件命名方式（一般选择通用下载格式），点击执行下载任务，即可在【队列任务】中查看下载的文件。
2.1.7.原文上传
在传统档案库页面，点击指定的档案库，在对应的档号前，点击操作栏下的【原文上传】图标，弹出原文上传对话框，可以上传本地文件。（50M以内的文件可使用【普通上传】，超过50M的文件可点击【超大文件上传】页签，进行大文件上传）
2.1.8.原文预览
在档案管理库页面，点击指定的档案库，在对应的档号前，点击【原文预览】按钮，进入原文预览页面（有原文预览按钮代表此数据已挂接文件，若无原文预览按钮，则代表此数据未挂接文件）。
若这条数据里挂接了多个电子文件，可以点击左上角的菜单按钮，即可展示原文列表，点击对应的文件，即可预览文件内容。
2.1.9.导出
2.1.9.1导出条目(一文一件)
若系统中的数据需要导出为excel时，先筛选并勾选需要导出的部分档案数据，再点击“导出”-“导出条目(一文一件)”进行导出，案卷和卷内档案条目需要分开导出，案卷档案条目在案卷目录下导出，卷内档案条目在卷内目录下导出，选择需要导出的字段，点击确定导出按钮，即可导出勾选的档案数据，文件格式为XLSX格式。
2.1.9.2导出条目(立卷)
若需要将系统中的案卷+卷内数据导出为excel时，先筛选并勾选需要导出的部分档案数据，再点击“导出”-“导出条目(立卷)”进行导出，选择需要导出案卷和卷内数据的段，点击确定导出按钮，即可导出勾选的档案数据，文件格式为XLSX格式。
2.1.10.回收站
删除的档案数据可以在回收站中可查看，支持查询、还原、删除和清空。若需要还原数据，勾选需要还原的档案数据，点击【还原】按钮可还原至档案条目中，电子文件也会一并还原；若需要删除回收站里的数据，可以先勾选需要删除的数据，再点击【删除】按钮用于删除（删除后不可恢复），或点击【清空】按钮，清空当前页的数据（清空后不可恢复）
2.1.11.打印
若需要打印档案数据，则在档案库中，勾选需要打印的档案条目，点击【打印】按钮，选择打印模板，可预览打印效果，确认无误并配置好打印机设备号，点击【打印】按钮，即可打印档案数据。
2.1.12移交归档
将预归档库下的档案整理完成并挂接完电子文件后，将档案数据进行提交审核入库操作
2.1.12.1提交审核
勾选状态为“待归档”的档案条目，点击“移交归档”-“提交审核”按钮，打开提交审核-确认弹框，确认无误后点击【提交审核】按钮，此时档案条目的状态从“待归档”变更为“待审核”，此时等待领导审核即可。如下图：
2.1.12.2撤回提交
若将档案数据提交审核后，发现数据未填写完整需要撤回提交审核时，则勾选状态为“待审核”的档案数据（若领导已经审核通过，则无法撤回提交），点击“移交归档”-“撤回申请”按钮，弹出撤销提交确认框，填写撤回原因后，点击“撤销提交”按钮，此时档案数据状态从“待审核”变更为“待归档”，后续支持重新提交审核。
3、查档管理
3.1全文检索
全文检索主要是针对档案库中成型档案的搜索查询，全文检索是一种模糊查询，可以根据关键词做对应查询检索，点击导航栏上的【查档管理】-【全文检索】按钮即可打开全文检索界面，如下图：
勾选相应的档案库可以检索对应档案库的数据
选择相应的检索匹配的字段，不选默认全检索
在输入框内输入需要检索的关键词，点击【检索】按钮检索,符合检索条件的字段会标红处理。
左侧可以通过选择相应档案门类库、年度、归档单位实现二次检索，上侧可以输入或者选择对应字段值进行结果中检索
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