1 名词术语

1.1数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

1.2数码照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。

1.3数码照片文件目录：以张为单位依照一定的格式输入计算机，实现对数码照片档案存储、管理的文件级目录信息。为建立统一的照片档案数据库，数码照片文件目录采用照片档案文件级目录的格式。

1.4数码照片光盘目录：以盒为单位依照一定的格式输入计算机，实现对数码照片光盘管理的案卷级目录信息。为建立统一的特种载体档案数据库，数码照片光盘目录采用特种载体档案案卷级目录的格式。

2 收集

2.1收集范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》收集。

2.2收集要求

2.2.1由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。

2.2.2文字说明以EXCEL电子表格形式，以张为单位，著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置四个项目。

2.2.2.1照片题名: 简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。例：市档案局×××局长在全市档案工作会议上作工作报告。

2.2.2.2拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。例：李四。

2.2.2.3拍摄时间:照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如20040104。

2.2.2.4文件位置：反映该数码照片存储的文件夹及照片的名称，例：200406全市档案工作会议Dsc00057。

2.2.3数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。

2.2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。

2.2.5永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行，纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号，格式为：全宗号—目录号—盘号—数码照片号。例J125-099-0026-20040116。

3 整理

3.1鉴定

对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。

3.2分类

将数码照片按其形成年度分类。不同年度的数码照片应分别整理。

3.3排列、编号

每一个年度建立一个名称为DATA的文件夹。文件夹下存放数码照片文件。数码照片文件按时间（或重要程度）先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。

文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号（又称数码照片文件名）。数码照片号为年度+流水号，年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。例：移交的文件位置为“200406全市档案工作会议Dsc00057”的数码照片，如排列为2004年归档的第16张数码照片，将其拷贝到DATA文件夹下，并重命名为20040016.jpg（数码照相机照片）或20040016.tif（扫描照片）。

3.4编制照片档案文件级目录

3.4.1照片档案文件级目录以张为单位编制，对包括纸质照片在内的所有照片档案进行目录著录、管理，以便建立统一的照片档案数据库，实现统一管理与检索。

3.4.2照片档案文件级目录项目包括全宗号、纸质目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、底片号、参见号、保管期限、数码目录号、盘号、数码照片号、备注（见示例一）。其中纸质目录号、案卷号、照片号、底片号、参见号仅用于著录纸质照片；数码目录号、盘号、数码照片号仅用于著录数码照片。

3.4.2.1全宗号：档案馆给定每一进馆单位的全宗代码。例：J002。

3.4.2.2纸质目录号：全宗内纸质照片档案所属案卷目录的顺序号。

3.4.2.3案卷号: 案卷排列顺序号，用3位阿拉伯数字标识。

3.4.2.4照片号:案卷内照片的排列顺序号，用3位阿拉伯数字标识。

3.4.2.5底片号:底片在全宗内所编的流水号，用5位阿拉伯数字字标识。

3.4.2.6参见号:与本张照片有联系的其它档案的档号，格式如：全宗号—目录号—案卷号—张页号。

3.4.2.7保管期限: 一般分永久、长期、短期。

3.4.2.8数码目录号：全宗内包括数码照片光盘、录音带、录像带等特种载体档案所属案卷目录的顺序号。

3.4.2.9盘号：数码照片光盘与其他特种载体档案（含录音、录像带等）以盘（或盒）为单位统一编制的流水号。用4位阿拉伯数字标识。

3.5.2.10数码照片号：数码照片号即数码照片文件的名称。见3.3。

3.5.2.11备注：注释需要补充和说明的情况。

4 光盘刻制与编目

4.1一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，不同归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。

4.2推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式，光盘刻制完成后装入光盘盒，并填写封面内容。

4.3数码照片光盘刻制内容包括数码照片文件夹、数码照片文件目录、光盘说明文件。组织结构如右：

4.3.1光盘说明文件

文件名称为SM.TXT的文本字符文件，说明本光盘各类信息。

内容包括套别、全宗名称、全宗号、目录号、盘号、题名、起始时间、终止时间、保管期限、张数、光盘类型、文件类型、制作时间、制作软件、制作设备、制作人、审核人（见示例二）。

4.3.1.1套别：填写A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。

4.3.1.2全宗名称：立档单位的全称或通用简称。

4.3.1.3题名：反映数码照片光盘的内容，基本结构为全宗名称+年度名称+(内容)数码照片档案。

4.3.1.4起始时间：光盘内数码照片的起始年月，用6位阿拉伯数字表示。

4.3.1.5终止时间：光盘内数码照片的终止年月，用6位阿拉伯数字表示。

4.3.1.6张数：光盘内数码照片的张数，用3位阿拉伯数字表示。

4.3.1.7光盘类型：分CD-R、CD-RW、DVD等。

4.3.1.8文件类型：光盘内容的文件类型，分JPG、TIF、VCD、DVD等，数码照片光盘则填写JPG或TIF。

　　4.3.1.9制作时间：制作数码照片光盘的时间，用8位阿拉伯数字表示。

　　4.3.1.10制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。

　　4.3.1.11制作设备：制作数码照片光盘使用的硬件名称。

　　4.3.1.12制作人：制作数码照片光盘人员的姓名。

　　4.3.1.13审核人：负责检查数码照片光盘质量人员的姓名。

　　4.3.2数码照片文件夹，即存放数码照片的文件夹DATA。

　　4.3.3数码照片文件目录，文件名称为ML.XLS的电子表格文件，目录内容对应DATA中存放的数码照片，由照片档案文件目录数据库中提取形成。

　　4.4.光盘装盒

　　光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，包装盒封面内容与光盘说明文件内容相同，应逐一填写（见示例三）。

4.5特种载体档案案卷级目录

　　除纸质照片档案外，包括数码照片光盘、录音录像带、硬盘等在内的特种载体档案统一使用特种载体档案案卷级目录。特种载体档案案卷级目录项目包括全宗号、目录号、盘号、载体类型、载体名称、题名、起始年月、终止年月、张(件)数、保管期限、备注（见示例四）。

4.5.1载体类型：特种载体的内容类型，分照片、图像、声音、影像、数据等。如数码照片光盘填写照片。

4.5.2载体名称：特种载体的载体名称，由型号和名称组成，如LP唱片、UR-60录音带、VCD光盘、CD-R光盘。

4.5.3 张(件)数：特种载体内包含的数据数量。

5 保管

　　5.1数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。

　　5.2光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

5.3光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。

5.4光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。

5.5光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。

5.6光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃-20℃，相对湿度应控制在35%-45%。

5.7光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。