为加强学校档案工作业务建设，实现档案工作的规范化，便于各部门有的放矢做好立卷工作，更好地为学校中心工作服务，根据《高等学校档案工作规范》，特制定本实施细则。

一、形成积累

1、本校各学院、部（处）和直属单位均为立卷部门，分工归口立卷。

2、各立卷部门根据本部门历年文件材料的形成规律，预计新的一年可能产生的文件内容，参照归档范围，编制案卷类目。

3、每个部门的兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

二、立卷

1、立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，区分不同价值，便于查找利用的原则进行。

2、立卷分工

（1）上级下达的文件，综合性的，由党办、校办立卷归档。与本校有关的业务性文件，由承办单位归档。

（2）以党委、学校名义的发文，由党办、校办立卷归档（保存两份）。以部门名义发文的，由各部门立卷归档（编文号的保存两份）。

（3）党委和学校召开的代表大会、党委会、办公会议等所形成的材料，由党办、校办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议材料，由主办单位立卷归档。

（4）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复印本。

（5）各临时机构，撤销机构形成的文件材料，应于机构撤销前做好文件材料的整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其它单位。

（6）重要的群众来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3、立卷程序
根据各类档案的归档时间，各部门兼职档案员按照案卷类目将平时收集的文件材料进行检查、调整，依照以下程序进行：

（1）检查案卷的文件成份。应归档的文件是否收集齐全完整，同时检查案卷内有无不需要归档的文件材料。

（2）检查案卷文件的联系。纠正案卷之间文件归卷的不统一，检查有无重复或拆散文件联系的现象。

（3）检查案卷文件的保存价值。各卷文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

（4）检查案卷文件数量。一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，宜适当分卷。问题单一，文件数量少的可组薄卷。

4、立卷分类

（1）分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。跨年度的文件如：请示与批复，归入批复年度；规划、计划，一般归入文件内容针对的第一年；总结、报告，归入文件内容针对的最后年度；会议文件，一般归入开幕的年度；非诉讼案件处理材料，应归入结案年度；法规性文件，归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（2）分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

（3）分期限

将文件按不同保管期限分开。

5、立卷组合

立卷组合一般应以问题为主，结合时间、重要程度等特征，把一组联系密切的文件组合在一起。

6、卷内文件排列
卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。

7、修补、折叠
对在装订线以外有字迹的或有破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。

8、编号
成卷装订的卷内文件编页号，按件装盒的卷内文件编件号。
卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面文件非装订线一侧的上角。

9、目录输入
将卷内文件按要求输入到档案管理系统，做到准确无误。

10、打印卷内目录与备考表
卷内目录置于案卷首页，备考表置于案卷最后，主要填写卷内文件缺损、修改、补充等情况，并由立卷人、检查人分别签名以示负责。

11、装订
拆除卷内文件上的金属物，统一在档案馆装订。案卷装订要求整齐、结实、美观、不影响阅读。

12、拟写案卷标题
要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“X X X文件材料”；除一般函件外，不得用“X X X 来住文件”。

三、归档时间和手续

1、党政部门及能按自然年度归档的部门，在次年六月底以前归档。

2、教学部门及能按教学年度归档的部门应在当年寒假前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4、随时接收上级规定应接收的档案。

5、交接档案必须履行手续，由立卷部门填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间等，交接双方签名盖章后各执一份。