绍兴文理学院档案实体分类方案（试行）
为实现我校档案实体分类编号、排架、检索的标准化与规范化，提高我校档案工作管理水平，更好地发挥档案的作用，根据《高等学校档案实体分类法》的规定，结合本校实际，制定本分类方案。
一、 类目的设置与标识
根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，我校档案确定为三级目录。一级类目有十二个，即：党群、行政、教学、科研、产品生产、出版、仪器设备、基建、外事、财会、声像、实物。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音第一个字母，如：“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称，二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，三级类目是以部门为单位进行细分，其标识同样采用“双位制”，如“党办校办”为01，其余三级类目为02、03……99。
一级类目和二级类目设置如下：
…DQ…党群
……11…党务综合…………分党委、总支、直属支部综合材料入此。
……12…纪检
……13…组织
……14…宣传教育
……15…统战…………民主党派材料入此。
……16…工会…………教代会、妇女工作材料入此。
……17…团委…………学生会、社团材料入此。
…XZ…行政
……11…综合…………档案工作材料入此。
……12…人事…………师资培养材料入此。
……13…监察审计
……14…武装保卫
……15…总务
……16…图书、文博
……17…产业管理
…JX…教学
……11…综合…………学生运动会、教育评估、教学评奖材料入此。
……12…学科与实验室建设、专业设置
……13…招生
……14…学籍管理…………学生奖惩材料入此。学籍成绩册单独存放（档号为JX141）。
……15…课堂教学与教学实践
……16…学位
……17…毕业生…………毕业生信息反馈材料入此。
……18…教材
…KY…科研
……11…综合…………科研经费管理、学术活动材料入此。
……12…按项目设置类目
…CP…产品生产
……11…综合
……12…按项目设置类目
…JJ…基本建设
……11…综合
……12…单项工程 注：单项工程按项目编档号，二级类目后面的数字为本年度单项工程的序号。
…SB…仪器设备
……11…综合
……12…按仪器设备种类设置项目
…CB…出版
……11…综合
……12…校报
……131…学报
……132…教育研究
……14…书籍
……15…音像
…WS…外事
……11…综合
……12…出国（境）
……13…来校
……14…国际合作与会议
……15…外国留学生工作
…CK…财会
……11…………综合
……12…………会计报表
……13…………会计帐簿
……14…………会计凭证
……15…………工资清册……………奖金，助学金入此。
…SX…声像
……12…………照片
……13…………录音带
……14…………录像带
……15…………幻灯片
……16…………磁盘
……17…………影视胶片
……18…………缩微胶片
……19…………光盘
…SW…实物
……11 综合……
……12 旧印模（校印、党委印、校长签名章）……
……131 荣誉证书、奖状……
……132 锦旗……
……133 镜框、奖牌……
……134 奖杯……
……14 书画（按收集年代编号）……
三级类目设置如下：部（处）、直属单位
部门代号
党办校办 01
发展规划处 19
网络管理办公室 02
离退休工作处 20
档案馆 03
外事处、港澳台事务办公室（国际教育学院） 21
组织部 04
保卫处 22
宣传部 05
计划财务处（财务结算中心） 23
统战部 06
对外联络处 24
学生工作部、学生处、人民武装部（招生工作办公室、学生公寓管理办公室） 07
基建处 25
纪委 08
继续教育处（继续教育学院、绍兴电大） 26
监察处 09
资产与实验室管理处 27
研究生处（研究生工作部） 10
后勤管理处 28
学科建设处 11
资产经营公司 29
校工会 12
图书馆 30
校团委 13
学报编辑部 31
审计处 14
越文化研究中心 32
教务处 15
附属医院 33
人文社会科学处 16
招投标与采购中心 34
科学技术处 17
机关党委 35
人事处 18
二级学院
上虞分院 36
机械与电气工程学院 44
马克思主义学院 37
生命科学学院 45
医学院 38
数理信息学院 46
土木工程学院（国家重点实验室实验中心） 39
教师教育学院 47
化学化工学院 40
外国语学院 48
人文学院 41
艺术学院 49
商学院 42
兰亭书法艺术学院 50
纺织服装学院 43
二、 档号的编制
档号是存取档案的代号，组织排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。
1、档号的编制原则
必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
2、档号结构模式与标识
案卷的档号由“年度、分类号、部门号、案卷号”四个部分组成，文件的档号由“年度、分类号、部门号、保管期限代号、件号”五个部分组成，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制进行标识，用符号“.”和“-”连接。
以卷为立档单位进行整理的档案，采用年度号-分类号-部门号-案卷号的方式标识，例如：2018年教务处招生工作第13卷，其档号为：2018-JX13.15-13。
以件为立档单位进行整理的档案，采用年度号-分类号-部门号-保管期限代号-件号的方式标识，例如2018年校长办公室综合性工作第20份需要永久归档的文件，其档号为：2018-XZ11.01-Y-20。
二级学院档号的标识，二级学院档案归入教学类，分类号中的二级类目为二级学院中文名称的第一个字，例如：上虞分院2017年第16 卷，标为：2017-JX.36-16，其它学院类推。2018年起，附属医院因新增大量档案，其部门档案的标识方法同二级学院一致。
基建档案“12”单项工程档案的标识，单项工程按项目编档号，为了区分同一年度竣工的工程项目，在二级类目后面加上顺序号加以区分，例如：2018年竣工的第6个单项工程的第18卷档案，标为：2018-JJ126.25-18。
三、 档案的编目和排架
1、编目。每卷（盒）档案脊背上贴有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米，按各类档案的分类原则编制案卷（文件）目录，同时编制各种检索工具。
2、排架。将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放，特种载体的档案按规定存放。
四、 声像档案的分类问题
声像主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等不同载体的文件材料，其所载内容虽然都属于其它十一个一级类目范畴，但由于声像档案载体和幅面尺寸不同，保管要求不同，拟作特殊处理，单独作为一个一级类目，并按载体分类编号排架，其编号模式为：年度号十声像档案代号（SX）十载体代号十部门号+保管单位号。保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。例如：2017年绍兴文理学院开学典礼照片，卷号是8，标为2018-SX12.01-8。
声像档案的类目设置代号与管理要求，参见《高校声像载体档案工作规范》。
