为加强学校会计档案工作业务建设，不断提高会计档案的质量和科学管理水平，更好地为学校和社会发展服务，同时给考核会计档案工作提供依据，特制定本制度。

一、 岗位责任      

1、计财处职责：组织制定全校财会档案的管理制度，负责监交二级财会机构的会计档案（计财处会计档案由院长办公室负责监交），切实做到把财会档案工作纳入财会管理的日常工作，监督承办人员执行，定期检查工作进展情况，并为本部门的兼职档案人员开展工作提供必要条件。

2、二级财会机构的职责：以部门为单位归集会计档案。负责对本部门及下属企业财会档案的监督及考评，对保管期限已到的会计档案及时移交校档案馆。      

3、会计人员职责：计财处兼职档案员及各企业（部门）的责任会计为兼职档案干部，在单位负责人领导下，其职责是：做好平时各类会计资料的收集、积累工作，同时督促其他会计人员做好平时材料的收集积累，注意材料的完整、系统和准确，将已收集积累的材料进行检查、挑选，并按要求整理、组卷；做好暂时存放在本企业（部门）档案的分类、编目、保留、利用等工作，接受学校档案馆的业务指导、监督、检查，并做好交办的有关档案工作任务。其他会计人员应按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作，整理本人承担办理的会计档案材料并组卷移交兼职档案干部，主动配合相关材料的合并组卷事宜。

二、 归档范围

1、凡是学校在财务管理和会计核算中直接形成的具有利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表、存储在硬盘和光盘等介质中的会计数据和打印出的会计数据、会计电算化开发等全套文档资料、会计软件程序及其会计核算（电算化）资料，均属财会档案。

2、归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册、重大经济合同等方面。

3、归档的重点是财会管理和会计核算中各阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文字资料。

4、会计电算化的会计核算软件的初始化工作资料保管，应视同会计档案进行保管。

5、替代手工记账的会计科目代码及编制说明，包括会计科目代码字典和读代码的设计原则，应视同会计档案进行保管。

三、整理组卷

1、财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

2、组卷封面应按规定逐项填写清楚，标题要简明，确切反映卷内材料内容，包括机构责任者、内容和文件类型、名称，用毛笔书写，字迹工整、清晰。

3、卷内目录表应用于永久、长期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。

4、编写页码，每卷页码均从1开始，位置在有文字的右上角编写页码。

5、对未了结债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到清债权债务为止。

6、卷内文件材料要去掉金属物，对破损材料要修复。

7、案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下角对齐，在左侧装订，若装订线处有重要审批者签名，则需进行贴边处理。

四、归档及保管

1、当年产生的会计材料，各级财会部门应于次年第一季度整理组卷，并按“财会档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号”进行分类编号，并请档案馆进行审查。

2、案卷入库时，应全面检查账、物、卡是否相符，然后按档号排列，同时编制移交说明书及移交清册（一式两份）与案卷一起妥为保管。

3、存贮在硬盘和软盘上的会计数据，由软件操作管理员执行档案管理的职能，必须经常对硬盘上的会计数据进行备份，备份分为年备份、月备份和日备份。年备份每年一次，月备份每月一次，均做两份以上备份。在年备份光盘上，要注意资料年份外加封套贴上封条，加盖公章，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

4、光盘形式的会计档案暂保存，不得清除，待上级规定后，再按规定办。双备份方式下的两套备份光盘应存放在不同地点。

5、日备份以硬盘备份为主，以保证数据的安全。

6、任何人不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份光盘上的会计数据进行会计系统许可的任何操作，不得擅自删改硬盘和备份软盘的数据，恢复系统数据必须使用最新正确备份。

7、当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管1年，期满后的次年6月底由财会部门的兼职档案员，将应归档的财会档案移交说明书及移交清册送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案馆办理移交手续。

8、调阅会计档案，要严格办理手续。本校教职工调阅会计档案要经计财处会计主管人员同意；外单位调阅会计档案要凭正式介绍信，经会计主管及学校主管财会的领导批准。批准后，档案馆详细登记调阅会计档案名称，调阅日期，调阅人员姓名和工作部门，调阅理由。查阅时严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。调阅会计档案一般不得携带外出。若需要复制会计档案，应经学校主管财务领导同意。

五、鉴定和销毁

1、根据财会档案历史价值、使用价值，将保管期限分别定为永久、25年、15年三种，对保管期满需销毁的档案，档案馆提出意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报校领导批准。

2、对于其中未了结的债权、债务的原始凭证，以及处理历史遗留问题，有重要参考价值的原始凭证、帐簿，应单独抽出，另行立卷保管。

3、保管期满，无保存价值，需要销毁的会计档案，报经校主管领导批准后销毁，销毁会计档案时由校档案馆和财会部门共同派员监销。

4、监销人员在销毁会计档案前，应当认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校领导。会计档案销毁清册由学校档案馆长期保存。      

独立核算单位的会计档案管理参照本制度执行。