根据国家档案局关于《照片档案管理规范》的要求，为加强学校照片档案的管理，建立和健全照片档案管理制度，利用照片档案的信息资源，为学校党政管理、教学、科研工作和精神文明建设服务。现结合学校实际，作如下规定： 

一、归档范围

1、上级领导，业务主管部门领导来校视察、检查工作的照片；

2、反映本校、本部门主要职能活动和工作成果的照片；

3、本校重要会议、纪念活动的照片；

4、本校历届校级领导、历届毕业生合影以及具有正高职称人员的照片；

5、本校外事活动的照片； 

6、本校历次校址变迁、重要建筑物、校园风光的照片；

7、记录本校、本部门重大事件、重大事故、异常现象的照片；

8、与其它载体档案有密切联系的照片；
9、其它具有保存价值的照片。

二、归档时间  

1、照片冲洗加工后，连同底片由摄影者或承办部门整理并编写文字说明，及时向档案馆归档。用数码相机拍摄的照片，可上传至档案管理系统，也可以用光盘向档案馆移交。 

2、档案馆将随时收集具有保存价值的历史照片。

三、归档要求 

1、照片档案是由照片、底片、文字说明三个部份组成，归档时三者必须齐全、完整。数码照片必须编制文字说明，按编号提供检索目录。

2、照片与底片的影像所反映的内容相一致。

四、文字说明的成份和编写要求  

1、文字说明的成份。主要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六个要素。事由：照片摄影所反映事件，事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：是被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：即为照片拍摄单位和拍摄人。

2、文字说明的编写要求 

（1）根据六个要素，能概括地揭示照片影像反映的全部信息。

（2）文字简洁，语言通顺，一般不超过200字。

（3）用阿拉伯数字表示时间。 

（4）一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明，凡已加总说明的一组照片，应分别在每张照片的背面用铅笔编写简要的分说明。