一、档案馆指定专人负责档案管理系统和服务器，即系统管理员。系统管理员负责安排馆内数字档案设备的使用和调配，并做好相关登记。

二、系统管理员负责服务器的数据安全，定期做好服务器数据的备份及各种病毒的检测、杀毒工作，严格按照规范的操作程序进行服务器的维护和系统更新工作，保证服务器安全正常运行。

三、系统管理员对进入档案管理系统的人员帐号进行统一管理，严格各级权限。档案馆工作人员应严格守护帐号口令，并经常更换口令，口令不得泄露、转借他人使用。

四、通过档案管理系统查询利用档案时，不得对系统内的档案数据资料随意修改、更换、删除。

五、非档案馆工作人员，未经允许，不得擅自操作馆内配置的计算机。

六、存储介质（如光盘、U盘、移动硬盘等）应由专人保管、专门
使用；对必须使用的外来存储介质，要先进行计算机病毒的查、杀处理。

七、保持计算机设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机。

八、每天下班前，须关闭计算机、扫描仪、复印机、打印机、空调等设备的电源，关好电灯和门窗，做好防火、防盗等工作。

九、保存有档案数据的计算机外送修理或报废时，应将有关数据内容进行不可恢复性删除处理，并作计算机修理、报废情况登记。