为加快纸质档案数字化工作进程，保证数字化档案的齐全、完整，维持正常的工作秩序，提高工作效率和质量，根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》，结合我校实际，制定本操作规范。

一、档案整理

1、扫描前必须对档案进行核实，无关和重复的文件要剔除，对于同一份文件存在正本、定稿两份的情况，只需扫描正本；只存在正本或定稿的文件，则只扫描正本或定稿；文件中的公文处理单不需要扫描。

2、在案卷拆分时，应注意保护原件。拆分后不能复原的珍贵原件，应请示分管领导再决定是否拆分（主要指装订线）。

3、破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复；折皱不平影响扫描质量的原件应先压平或用电熨斗熨平后再进行扫描。

4、扫描后将档案重新装订，恢复其原貌，做到安全、准确、无遗漏。

二、著录建库 

将档案目录信息输入计算机，在录入数据的同时做好校对工作。

三、档案扫描

1、扫描方式

（1）纸张质量好的档案文件可采用高速扫描方式；纸张质量较差、薄、软、超厚的档案文件应采用平板扫描方式。

（2）根据档案原件幅面的大小，选择相应规格的扫描仪进行扫描。对大幅面的档案文件可采用数码相机拍摄的方式，拍摄精度高于300万像素，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

2、扫描模式

（1）扫描模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值模式。

（2）页面中有彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

3、扫描分辨率

（1）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应选择≥200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

（2）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率应选择≥300dpi。

四、图像处理

1、对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

2、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

3、图像页面中出现影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。

4、采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

五、图像存储

1、图像文件的命名：应与数据库中该题名所对应文件的档号及实体档案一致。每份档案文件与其图像文件通过档号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系。

2、存储格式: 采用黑白二值模式扫描的图像文件，用TIFF格式LZW压缩保存；用灰度和彩色模式扫描的图像文件,用JPEG格式，压缩品质采用“中”级保存；数码相机拍摄的图像应保存为JPEG格式。

3、提供网络查询的扫描图像，转换为PDF格式存储。

六、数据挂接

根据文件的档号将目录数据库与图像文件进行挂接。挂接过程中应通过参看图像文件，检查图文内容与目录数据信息是否一致。图像文件与目录数据的挂接要做到准确无误。

七、数据验收

1、以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据对接的总体质量，发现错误应及时修改。

2、认真填写《纸质档案数字化情况登记单》。

八、数据备份

1、纸质档案数字化转换验收合格的完整数据应及时进行备份。

2、及时刻录光盘，至少制作三套备份，一套异地保存。

3、备份过程中应进行备份质量的检查,检查图像文件能否打开、图像信息是否完整、文件数是否准确等。

4、数据备份后应在载体上标注好盘内文件内容、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。